Privacy Policy for Job Applicants

Privacy Notice for Job Applicants
Articles 13 and 14 of EU Regulation 2016/679

Through this document, Leeu Italy informs job applicants about how their data will be processed during the recruitment and selection process.

 

Data Controller
The Data Controller is Leeu Italy S.p.A., VAT number 14153361002, with its registered office at Via della Piazzuola 46, 50133 Florence (FI). The company can be contacted by email at caq.privacyaubergeresorts.com.

 

Personal Data Processed and Purpose of Processing
During the personnel selection process, the data controller may process the following data:

• Personal data, such as name, surname, date and place of birth, address of residence and/or domicile, to identify the candidate;
• Contact details, such as phone number and/or email address, to contact the candidate and arrange interviews or proceed with hiring;
• Data contained in the CV and voluntarily communicated by the candidate (education, work experience, soft skills, etc.), in order to assess their suitability for the requested position;
• Data from websites or social profiles (e.g., LinkedIn) explicitly provided during the application process;
• Data related to disabilities and health status, only if necessary to assess the candidate’s eligibility for protected categories;
• Data related to criminal records, only if necessary for roles involving direct and regular contact with minors.

In the absence of this data, the data controller is unable to evaluate the applications for the hiring process.

 

Legal Basis for Processing
Leeu Italy will process the aforementioned common data based on Art. 6(b) of EU Regulation 2016/679, as this data is necessary to take pre-contractual measures at the candidate’s request.

Leeu Italy may process disability and health data under Art. 9(b) of EU Regulation 2016/679, only if necessary to fulfill the data controller’s specific rights in employment and social security law, and under Art. 9(h) of the same Regulation, if required for assessing work capacity.

Leeu Italy may process judicial data under Art. 6(c) and Art. 10 of EU Regulation 2016/679, only when mandatory for hiring personnel for roles requiring direct and regular contact with minors, pursuant to Art. 2 of Legislative Decree No. 39/2014.

 

Data Retention Period
Leeu Italy will retain candidates’ CVs for 18 months after collection, provided there is still a potential interest in hiring during this period. Candidates can request the deletion of their data at any time.

If hired, the candidate’s personal data will be transferred to their employee file and retained for the purposes and duration communicated in the specific privacy notice for employees.

 

Data Transfers
For the collection of online applications, Leeu Italy uses the services provided by its parent company, Auberge Resorts LLC, based in the United States. The latter in turn uses the services provided by Top Echelon Software LLC and DocuSign Inc., also based in the United States, for the supply of online ATS (Application Tracking System) platforms and for electronic signing and digital storage of documents, respectively. Auberge Resorts LLC therefore acts as the data processor, while Top Echelon Software LLC and DocuSign Inc. are sub-processors. The personal data contained in the online applications is thus transferred to the United States.

The legitimacy of the transfer and the protection of the transferred data are guaranteed on a contractual level, through the signing of a Data Processing Agreement between Leeu Italy S.p.A. and Auberge Resorts LLC, containing Standard Contractual Clauses approved by the European Commission on June 4, 2021.

Data from applications submitted directly to Leeu Italy without using the online procedure are processed internally by authorized personnel and are not shared with third parties.
Selected candidates’ data will be shared with labor consultants to prepare the necessary documentation for the hiring process.

 

Rights of the Data Subjects
EU Regulation 2016/679 (Articles 15-22) grants significant rights concerning personal data protection, which data subjects can exercise by contacting the data controller.

In particular, data subjects have the right to know if their personal data is being processed, and if confirmed, to receive a copy of the data and be informed about: the origin of the data, the categories of personal data processed, the data recipients, the purposes of the processing, the existence of automated decision-making processes (including profiling), and the data retention period.

Data subjects can request, in cases provided by EU Regulation 2016/679, the rectification or deletion of their personal data or the restriction of their processing.

Data subjects can object to the processing of their personal data for reasons related to their specific situation, to be specified in the request.

In any case, data subjects can file a complaint with the Data Protection Authority if they believe that Leeu Italy has violated their rights.

 

How to Exercise Rights
To exercise their rights, data subjects may submit a request free of charge and without specific formalities (e.g., by email or registered mail) to Leeu Italy S.p.A. using the contact details provided above. The data controller is required to respond to the request within one month or to notify and explain any delay in the response, which may not exceed two months. If the response is not received within the specified timeframe or is deemed unsatisfactory, the data subject may file a complaint with the Data Protection Authority under Article 77 of the Regulation or take legal action.

 

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Informativa sul trattamento dei dati personali
per candidati all’assunzione
Artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679

Con questo documento, la società Leeu Italy informa i candidati all’assunzione sulle modalità con cui verranno trattati i loro dati nel processo di ricerca e selezione del personale.

 

Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è la società Leeu Italy S.p.a., P.IVA 14153361002, con sede in Via della Piazzuola 46, 50133 Firenze (FI), contattabile all’indirizzo email caq.privacyaubergeresorts.com.

 

Dati personali trattati e finalità del trattamento
Nel processo di selezione del personale, il titolare potrà trattare i seguenti dati:

• dati anagrafici, quali nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza e/o di domicilio, per poter identificare il candidato;
• dati di contatto, quali il numero di telefono e/o l’indirizzo di posta elettronica, per poter contattare il candidato ed organizzare i colloqui o procedere all’assunzione;
• dati contenuti nel curriculum vitae e spontaneamente comunicati dal candidato (educazione, esperienze lavorative, soft skills etc.), al fine di valutare le sue competenze e l’idoneità a ricoprire la posizione richiesta;
• dati contenuti su siti web o profili social (es. LinkedIn) espressamente comunicati in sede di candidatura;
• dati relativi a disabilità ed allo stato di salute, solo se necessari per valutare i requisiti di assunzione del candidato all’interno di categorie protette;
• dati relativi a carichi pendenti e casellario giudiziario, solo se necessari per l’assunzione in ruoli che comportano contatti diretti e regolari con minori.

In mancanza di questi dati, il titolare non è in grado di valutare le candidature al processo di assunzione.

 

Basi giuridiche del trattamento
Leeu Italy tratterà i dati comuni sopra individuati sulla base dell’art. 6, lett. b) Reg. UE 2016/679, poiché trattasi di dati necessari all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del candidato.

Leeu Italy potrà trattare dati relativi a disabilità ed allo stato di salute sulla base dell’art. 9, lett. b) Reg. UE 2016/679, soltanto se necessari per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché sulla base dell’art. 9, lett. h) Reg. UE 2016/679, se necessari per la valutazione della capacità lavorativa.

Leeu Italy potrà trattare dati di natura giudiziaria sulla base dell’art. 6, lett. c) e dell’art. 10 Reg. UE 2016/679, solo quando obbligatorio per l’assunzione del personale che svolge attività richiedente contatti diretti e regolari con minori ai sensi dell’art. 2 del D. Lgs. n. 39/2014.

 

Termini di conservazione
Leeu Italy conserverà i curriculum vitae dei candidati per 18 mesi dalla raccolta, se in questo periodo permane un potenziale interesse all’assunzione. Ciascun candidato potrà chiedere in qualsiasi momento che i suoi dati vengano cancellati.

Se il candidato viene assunto, i suoi dati personali verranno trasferiti nel fascicolo del dipendente e conservati per le finalità e la durata da comunicarsi nell’apposita informativa dedicata ai dipendenti.

 

Trasferimenti di dati personali
Per la raccolta delle candidature online, Leeu Italy utilizza i servizi forniti dalla società capogruppo Auberge Resorts LLC, con sede negli Stati Uniti. Quest’ultima a sua volta utilizza i servizi forniti dalle società Top Echelon Software LLC e DocuSign Inc., anch’esse con sede negli Stati Uniti, rispettivamente per la fornitura di piattaforme online di ATS (Application Tracking System) e per la firma elettronica e la conservazione digitale di documenti.

Auberge Resorts LLC opera quindi come responsabile del trattamento, mentre Top Echelon Software LLC e DocuSign Inc. sono subresponsabili del trattamento.

I dati personali contenuti all’interno delle candidature online vengono dunque trasferiti negli Stati Uniti. La legittimità del trasferimento e la tutela dei dati trasferiti sono garantite a livello contrattuale, mediante la sottoscrizione di un Data Processing Agreement fra Leeu Italy S.p.a. ed Auberge Resorts LLC, contenente Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea in data 4 Giugno 2021.

I dati contenuti nelle candidature effettuate direttamente a Leeu Italy, senza passare dalla procedura online, vengono trattate internamente dal personale autorizzato e non sono comunicate a soggetti terzi.

I dati dei candidati selezionati verranno comunicati ai consulenti del lavoro, al fine di preparare la documentazione necessaria al perfezionamento del processo di assunzione.

 

I diritti degli interessati
Il Reg. UE 2016/679 (articoli 15-22) riconosce importanti diritti in materia di protezione dei dati personali, che ciascun interessato può esercitare rivolgendosi al titolare del trattamento.

In particolare, l’interessato ha il diritto di sapere se è in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, se confermato, di ottenere una copia di tali dati ed essere informato su: l’origine dei dati; le categorie di dati personali trattate; i destinatari dei dati; le finalità del trattamento; l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione; il periodo di conservazione dei dati.

L’interessato può chiedere, nei casi previsti dal Reg. UE 2016/679, che i suoi dati personali siano rettificati o cancellati, o che ne venga limitato il trattamento.

L’interessato può opporsi al trattamento dei suoi dati personali per motivi connessi alla sua situazione particolare, da specificare nella richiesta.

In ogni caso, l’interessato può depositare un reclamo presso l’Autorità Garante per il trattamento dei dati personali in caso ritenga che Leeu Italy abbia violato i suoi diritti.

 

Modalità di esercizio dei diritti
Per esercitare i propri diritti, ciascun interessato può presentare, gratuitamente e senza particolari formalità (per esempio, tramite posta elettronica, posta raccomandata etc.), una richiesta a Leeu Italy S.p.a., utilizzando i recapiti indicati sopra.

Il titolare è tenuto a rispondere entro 1 mese alla richiesta o a comunicare e motivare un eventuale ritardo nella risposta, che non può comunque superare i 2 mesi. Se la risposta non perviene nei tempi indicati o non è ritenuta soddisfacente, l’interessato può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, mediante un reclamo ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, oppure all’autorità giudiziaria.